Bộ phận trợ lý KJC đóng vai trò trung tâm trong việc tổ chức, điều phối và hỗ trợ hoạt động điều hành cấp cao. Họ là những cá nhân linh hoạt, am hiểu quy trình và có khả năng phản ứng nhanh với mọi tình huống phát sinh. Tại KJC, đội ngũ này luôn được tuyển chọn kỹ lưỡng và đào tạo bài bản theo tiêu chuẩn quốc tế.
Bộ phận trợ lý – Hệ trục hậu cần trong mọi quyết định của KJC
Bộ phận trợ lý KJC là mắt xích giữ vai trò đảm bảo mọi luồng thông tin, kế hoạch và chỉ đạo được triển khai mượt mà, đồng bộ. Họ không phải là những người đưa ra quyết sách cuối cùng. Nhưng lại chính là những người góp phần quyết định hiệu quả triển khai của mỗi chỉ đạo.
Các trợ lý tại KJC không đơn thuần là thư ký hành chính. Họ là người đại diện gián tiếp của lãnh đạo cấp cao, có quyền điều phối nội dung, sắp xếp lịch làm việc. Đồng thời lên kế hoạch họp, theo dõi KPI, soạn thảo biên bản chiến lược và quản lý các dự án theo sát từng giai đoạn.
Họ cũng là người tổng hợp báo cáo định kỳ, trình bày phân tích tình hình hoạt động nội bộ và đề xuất cải tiến. Chính vì vậy, sự nhạy bén, kỷ luật và khả năng tổ chức khoa học là tiêu chuẩn bắt buộc cho mỗi nhân sự thuộc bộ phận trợ lý.
Cấu trúc và trách nhiệm chính của bộ phận trợ lý tại KJC
Tại KJC, bộ phận trợ lý được chia theo nhóm nhiệm vụ và cấp hỗ trợ, từ đó tạo nên cơ cấu vận hành hiệu quả. Dưới đây là các nhóm chính trong bộ phận này:
Trợ lý điều hành cấp cao
Nhóm này làm việc trực tiếp với ban giám đốc và hội đồng chiến lược. Họ hỗ trợ quản lý lịch trình lãnh đạo, tổ chức họp cấp cao, phối hợp với các đối tác và đại diện thương hiệu trong các sự kiện đối ngoại. Trợ lý điều hành cần có tư duy chiến lược, bảo mật thông tin cao và khả năng truyền đạt thông minh.
Trợ lý phòng ban chuyên trách
Mỗi phòng ban lớn như Marketing, Kỹ thuật, Tài chính đều có các trợ lý riêng. Họ là người hỗ trợ trưởng bộ phận theo dõi tiến độ, lập bảng tổng hợp, làm việc với các nhóm phụ trách nội dung, thiết kế hoặc lập trình.
Vai trò của họ không chỉ là “thư ký công việc”. Họ còn là người đưa ra cảnh báo sớm nếu phát hiện sự chậm trễ hoặc xung đột tài nguyên.
Trợ lý dự án đa quốc gia
Đây là nhóm đặc biệt hoạt động trong các chiến dịch liên kết giữa các quốc gia. Bộ phận trợ lý ở nhóm này cần thông thạo ít nhất 2 ngoại ngữ. Phải hiểu được văn hóa làm việc quốc tế và quen với các mô hình giao tiếp đa chiều.
Họ theo dõi báo cáo từ nhiều vùng, tổng hợp dữ liệu. Và làm cầu nối thông tin giữa nhóm phát triển tại châu Á, đội truyền thông tại châu Âu và lãnh đạo điều hành tại trụ sở chính.
Cơ hội nghề nghiệp và tiêu chuẩn tuyển dụng trợ lý KJC
Là một trong những bộ phận có yêu cầu cao nhưng cũng nhận được nhiều chính sách đãi ngộ tốt. Bộ phận trợ lý tại KJC là lựa chọn lý tưởng cho những ai yêu thích công việc vận hành – tổ chức – kiểm soát chất lượng công việc.
Vị trí đang mở tuyển
Hiện tại, KJC đang tuyển các vị trí trợ lý sau:
- Trợ lý Giám đốc điều hành (Executive Assistant)
- Trợ lý Phòng Marketing/Phòng Truyền thông
- Trợ lý Dự án tại các thị trường Đông Nam Á
- Trợ lý Quản lý khách hàng quốc tế (Client Service Assistant)
Tất cả vị trí đều làm việc trực tiếp với quản lý cấp trung trở lên và có lộ trình thăng tiến rõ ràng sau 6-12 tháng tùy hiệu suất.
Yêu cầu với ứng viên
Để gia nhập bộ phận trợ lý, ứng viên cần đáp ứng các tiêu chí sau:
- Tốt nghiệp đại học các ngành liên quan (quản trị, ngoại ngữ, truyền thông…)
- Kỹ năng tổng hợp và trình bày báo cáo tốt
- Sử dụng thành thạo các công cụ quản lý công việc (Excel, Google Docs, Notion, Trello…)
- Giao tiếp tốt, có khả năng xử lý áp lực và đa nhiệm
- Ưu tiên ứng viên đã có kinh nghiệm tại các công ty đa quốc gia
Quyền lợi nhân sự
Khi gia nhập bộ phận trợ lý tại KJC, bạn sẽ nhận được:
- Mức lương cạnh tranh, đánh giá hiệu suất định kỳ
- Làm việc trong môi trường chuyên nghiệp, cơ hội tiếp cận lãnh đạo cấp cao
- Được đào tạo nâng cao kỹ năng tổ chức, quản trị thời gian, phân tích dữ liệu
- Tham gia các hoạt động nội bộ, chương trình phát triển nhân sự toàn cầu
- Cơ hội luân chuyển giữa các chi nhánh tại 8 quốc gia trong hệ sinh thái KJC
Bộ phận trợ lý là nhân tố chiến lược giúp KJC vận hành hiệu quả, tối ưu hóa mọi nguồn lực trong toàn hệ thống. Nhờ sự thầm lặng nhưng chuyên nghiệp của đội ngũ này, mọi kế hoạch đều được triển khai chỉn chu và hiệu quả. Đây chính là cầu nối tin cậy giữa lãnh đạo và toàn thể nhân sự KJC. Gia nhập KJC hôm nay là đặt nền móng cho sự nghiệp tổ chức chuyên nghiệp trong tương lai.